Протокол общего собрания – это нотариально заверенный документ, предназначенный для фиксации решений принятых на собрании участников товариства з обмеженою відповідальністю – «ТОВ».
С 2 ноября 2016 в Украине внесены поправки в Закон «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань», согласно которым нотариальное заверение подписей в протоколе общего сбора является обязательным.
Зачастую протокол составляется для решения следующих вопросов:
- Замена состава основателей ТОВ;
- Замена места расположения компании;
- Изменение классификации вида экономической деятельности (КВЕД);
- Замена директора компании.
Протокол – это не больше чем официальный способ фиксации хода собрания, поэтому Вы можете вносить в протокол любые другие важные для предприятия вопросы.
Документ состоит из:
- Общеобязательных реквизитов документа – подписи, дата, город, наименование документа и компании, порядковый номер;
- Фамилии и инициалы участников или участника мероприятия;
- Вопросы, вынесенные на рассмотрение, юридически звучит как «Повестка дня»;
- Принятые решения;
- Резолюция нотариуса.
Подобный документ может быть составлен как при коллегиальном собрании, так и при участии одного человека, как правило, учредителя ТОВ. В таком случае документ обладает той же юридической силой, но будет назван не протоколом, а «Рішенням».
Значение документа
По решению основателя компании ход собрания участников юридического лица может быть зафиксирован протоколом, что в свою очередь дает правовые гарантии не только для учредителя, но и остальных участников мероприятия.
Происходит это за счет того, что любое правильно оформленное решение, изложенное в протоколе, набирает полноценную юридическую силу с момента заверения и может использоваться, как доказательство в судовых спорах. Т.е. такой протокол – это официальный акт внутри сообщества, который фиксирует и узаконивает принятые решения.
Какие есть риски
Как уже говорилось выше, протокол собрания участников юридического лица является лучшей гарантией для всех участников сообщества, поэтому существенных рисков для предприятия при составлении такого документа просто нет.
Тем не менее нельзя забывать об общих правилах ведения деловой документации, в частности важно чтобы документ был корректно оформлен и везде были проставлены нужные реквизиты. Любой документ, в том числе и протокол, без наличия подписи, даты или других реквизитов считается никчемным, что говорит о том, что документ не действующий.
Также важно внимательно вчитываться в то под чем подписываемся. Редко, но случаются ситуации, когда участнику собрания преднамеренно, в личных целях или случайно было в недостаточной мере объяснена суть принятых решений, в результате которых он «вслепую» подписал согласие на свое увольнение и передачу должности директора другому члену собрания.
За всем этим, как правило, следуют затяжные судебные разбирательства, за которые кстати нужно платить со своего кармана, так называемый «судебный сбор», а в итоге правота будет все равно отдана оппоненту, потому что наличие подписи гласит о том, что документ прочитан и понят членом сообщества.
Нотариальное заверение
Процедура нотариального заверения подписей в протоколе сбора участников юридического лица состоит из следующих этапов:
- Организация мероприятия по инициативе основателя ТОВ;
- Подготовка корректно оформленного бланка протокола;
- Удостоверение в личностях присутствующих;
- Разъяснение членам собрания их правил и обязанностей;
- Присмотр за законностью процедуры голосования и заполнения протокола;
- Регистрация протокола в едином нотариальном реестре и запись входящего номера на протоколе;
- Выдача заверенного оригинала документа уполномоченному лицу.
Такой документ сохраняется в материалах юридического лица не менее 3 лет, после чего его можно смело передавать в архив. К тому же, даже в случае потери протокола всегда можно обратиться к любому нотариусу, и он будет обязан выдать выписку из реестра о протоколе.
Какие нужны документы
- Свидетельство о регистрации юридического лица;
- Оригиналы паспортов и ИНН для удостоверения личностей участников сбора;
- При необходимости приказ, подтверждающий факт трудоустройства участников сбора в компании;
- Документ, подтверждающий факт основания предприятия, если в собрании принимает участие основатель.
Остались вопросы?
Позвоните нотариусу:
☎ (050) 310-17-62
Comments